optimisation Archives - valueXstream

Goed opgeleide (tijdelijke) werknemers

valueXstream bood De Trog een oplossing in de vorm van een app: BakeryBattle. Innovatiebureau NewBird integreerde alle nodige kennis in de app, die met zijn speelvorm herhaald gebruik aanmoedigt. De medewerkers installeren de app op hun smartphone of tablet of krijgen toegang met hun pc, en stimuleren elkaar om de app te gebruiken door elkaar uit te dagen om aan ‘battles’ deel te nemen. Een BattleQuiz bestaat uit verschillende vragen, met of zonder illustraties, en de speler krijgt na het antwoorden meteen het juiste antwoord te zien.

“Mensen meten zich graag aan elkaar. Dat gebruiken we in het spel”, zegt Marc Van Hoeck van valueXstream. “Met BattleQuiz kunnen werknemers volop competitief zijn en intussen de belangrijke reguleringen van De Trog leren. De app werkt met moeilijkheidsgraden in de spelvorm, van eenvoudig tot advanced, zodat medewerkers kunnen doorgroeien naar een hoger niveau. Nieuwe medewerkers spelen BakeryBattle als onderdeel van hun inwerkperiode. Daarnaast speelt elke werknemer BakeryBattle drie keer per jaar gedurende drie tot vier weken. Dan is hun kennis weer helemaal up-to-date.”

Een handige peiling naar het kennisniveau

Meer dan honderd medewerkers, leveranciers en externe techniekers zijn aangesloten op BakeryBattle. De Trog ervaart verschillende voordelen met het concept. Nieuwe medewerkers zijn op korte termijn inzetbaar omdat ze snel veel leren. Aan de spelresultaten hangt bovendien een evaluatie vast. Het management kan het kennisniveau van elke individuele medewerker op de voet volgen en bij minder goede resultaten specifieke, bijkomende trainingstrajecten voorzien. De evaluatie die vasthangt aan de spelresultaten, kan aanleiding geven tot het intrekken van de toegang tot de fabriek of een weigering om bepaalde activiteiten uit te voeren. Dat voorkomt niet dat de spelers de app als leuk ervaren. Ze waarderen de spelvorm en de gebruiksvriendelijkheid. Het spel zorgt ten slotte voor een goede sfeer binnen de bedrijfsmuren.

Een invoerder van zuiderse specialiteiten stond tot voor enige tijd voor een stevige uitdaging. Hij leverde niet uit voorraad, waardoor de klanten tot een week op hun producten moesten wachten. Het gevolg? Klanten bestelden geringe volumes om de versheid van hun assortiment te verzekeren. valueXstream onderwierp de supply chain aan een grondige metamorfose. Met succes, zo blijkt uit de efficiëntiewinst en gestegen omzet.

Het uitgangspunt

Het scala aan verse zuiderse specialiteiten, van tapenades, over humus, tot pesto en ovengedroogde tomaten, weet de Belgische horecaleveranciers te bekoren. De geringe bestelvolumes van klanten vielen dus allerminst toe te schrijven aan een gebrek aan interesse vanuit de markt. “Het probleem situeerde zich op het vlak van de bevoorradingsketen”, zegt Marc Van Hoeck van valueXstream. “Onze klant beschikte niet over een eigen voorraad in België, waardoor klanten minstens een week op hun bestelling moesten wachten. Om zich van verse producten te verzekeren en geen overschotten te moeten weggooien, plaatsten ze telkens kleine orders. Dat leidde tot een stagnering van de omzet bij het bedrijf.”

De oplossing

Een audit moest uitwijzen hoe het bedrijf sneller kon leveren, met als doel de bestelvolumes op te krikken. “Die denkoefening leerde dat de oprichting van een magazijn de levertijden drastisch zou verkorten.” Een rondvraag bij verschillende horecaleveranciers maakte duidelijk dat die inspanning effectief tot grotere bestelvolumes zou leiden.

Kosten-batenanalyse

valueXstream bracht de volledige kosten-batenanalyse van het project in kaart. “We zetten de potentiële omzetstijging tegenover de kosten, zoals de kosten van het magazijn, de nutsvoorzieningen en de pickingkosten. Die prognose bracht aan het licht dat een lokale voorraad de omzet in tien jaar met 25% zou doen stijgen. Op langere termijn zijn we flexibeler met betrekking tot het in- en uitfaseren van het productassortiment.”

Praktische uitwerking

Op basis van een grondige studie bleek het aangewezen om het magazijnbeheer aan een logistieke partner uit te besteden. valueXstream stelde een Request For Quotation (RFQ) op. Die offerteaanvraag bevatte alle vereisten op het vlak van verpakking, software, etikettering, traceerbaarheid en kwaliteitscontrole. “We definieerden tevens de aangewezen magazijnlocatie. Door het project meteen gedetailleerd neer te schrijven, slaagden we erin de verschillende logistieke dienstverleners objectief met elkaar te vergelijken.”

“Het eigen magazijn en de grotere aankoopvolumes boden voor het bedrijf de gelegenheid om betere voorwaarden te bekomen bij de producenten”, aldus Marc Van Hoeck. “Bovendien namen ook de transportkosten op die manier af.”

Efficiënt voorraadbeheer en herbevoorrading van de lokale markt

De experts van valueXstream stelden grote verschillen vast op het vlak van rotatiesnelheid. Een segmentering in drie productgroepen (fast, medium en slow) vormde de basis voor de methodologie van herbevoorraden. Elke productgroep kreeg een eigen bestelmodus. Voor fast producten gebeurt dat bijvoorbeeld per week en per volle pallet. Voor kleine hoeveelheden bedong de klant een korting wanneer hij die veertien dagen vooraf bestelt.

SLA, etikettering en elektronisch ordersysteem

De klant bundelt alle afspraken met zijn leveranciers in een Service Level Agreement (SLA). “Om de inkopers te ondersteunen, maakten we een methodologie in Excel”, vult Marc Van Hoeck aan. “Die houdt rekening met historische verkoopcijfers, levertermijnen en minimum-ordertermijnen.”
valueXstream stond het bedrijf bij in het opzetten van een in-house etiketteringssysteem en de implementatie van een elektronisch ordersysteem. “Tot slot informeerden we ook de horecaleveranciers over de snellere levertermijn”, besluit Marc Van Hoeck.

Het resultaat

✔️ Van 14 dagen levertermijn naar 1 dag levertermijn voor België, 2 dagen voor Nederland. Dankzij de aanleg van een lokale voorraad en goede afspraken met de producenten kan het bedrijf zijn klanten veel sneller beleveren.

✔️ Omdat klanten sneller beleverd worden, groeide de omzet met 15%. Door die snelle levering kunnen horecaleveranciers bij mooi weer last-minute bestellen, wat leidt tot 15% meer omzet.

✔️ Een beter zicht op de voorraden en bestelpatronen leidt tot minder afval in de keten door overschreden houdbaarheid. Bij de eindklant is er tot 30% minder afval. Door groter en goedkoper in te kopen, met volle vrachtwagens te rijden en de administratie te reduceren, verminderde we de logistieke kosten met bijna 15%. Door deze kostenbesparing bleek de extra kost voor stockholding bijna een nuloperatie.

De Trog app: al spelend medewerkers opleiden