nl
EN
NL

Van complexe tankplanning naar datagedreven efficiëntie bij Barry Callebaut

Over Barry Callebaut

De Barry Callebaut Group produceert hoogwaardige chocolade en cacaoproducten en is wereldwijd marktleider in zijn sector. Het bedrijf is actief in 138 landen en telt meer dan 13.000 medewerkers, 66 productiefaciliteiten en 26 Chocolate Academies.

De fabriek in Wieze, België, is de grootste chocoladefabriek ter wereld. Dagelijks produceert de site ongeveer 1.000 ton vloeibare chocolade, goed voor een waarde van meer dan vier miljoen euro per dag. Vanuit deze fabriek levert Barry Callebaut aan internationale merken zoals Mondelez, Nestlé, Hershey, Unilever en Tony’s Chocolonely.

De uitdaging

In 2022 werd Barry Callebaut geconfronteerd met een salmonellabesmetting in een partij lecithine van een leverancier. Omdat lecithine in alle chocoladerecepturen wordt gebruikt, besloot het bedrijf uit voorzorg de fabriek in Wieze tijdelijk te sluiten.

Na de heropstart werden de kwaliteitsprocedures aanzienlijk aangescherpt. Elke levering vloeibare chocolade moest eerst een testprocedure doorlopen voordat ze naar klanten mocht vertrekken. De testtijd bedraagt ongeveer 24 uur.

Voor leveringen naar verder gelegen markten vormt dat geen probleem. Daar duurt transport vaak meerdere dagen.

Voor de Benelux-markt ligt dat anders. Ongeveer 70 procent van de klanten voor vloeibare chocolade bevindt zich in deze regio, waar transporttijden vaak slechts drie tot vier uur bedragen.

Daardoor moest chocolade tijdelijk opgeslagen worden terwijl testresultaten werden afgewacht.

Opslag in tanks was beperkt door de beschikbare capaciteit. Vrachtwagens laten wachten op de site was een duur alternatief. In piekperiodes zouden tot 60 trailers nodig zijn in een wachtzone, goed voor een kost tot 60.000 euro per dag.

“We konden deze kosten onmogelijk verantwoorden bij het senior leadership team. We moesten een manier vinden om deze uitdaging structureel op te lossen en tegelijk de kosten te verlagen.”

Sumit Gupta, Supply Chain Planning Manager, Barry Callebaut

De oplossing

Barry Callebaut werkte samen met supply chain architecten van valueXstream om een datagedreven oplossing te ontwikkelen.

Het doel was om tankcapaciteit en transportstromen optimaal te combineren tijdens de wachttijd voor testresultaten.

Op basis van operationele data ontwierp valueXstream een blauwdruk voor de meest kostenefficiënte manier om chocolade tijdelijk op te slaan in tanks of vrachtwagens.

Door gedeeltelijke ladingen te combineren en tankcapaciteit slimmer te benutten konden wachttijdkosten sterk worden beperkt.

Vervolgens ontwikkelde valueXstream een planningstool die het proces automatiseert.

De tool geeft operators duidelijke instructies over:

  • waar chocolade tijdelijk opgeslagen moet worden
  • wanneer deze kan worden vrijgegeven voor transport
  • hoe transporten optimaal gecombineerd kunnen worden

Zo werken alle teams met één centrale planning voor tankcapaciteit en leveringen.

Ook wijzigingen bij klanten worden meteen verwerkt, zodat operators altijd met de meest actuele informatie werken.

“Operators werken nu met de meest actuele informatie. Dat maakt de tool betrouwbaar en bijzonder gebruiksvriendelijk.”
Sumit Gupta

Snelle implementatie

In dit project hanteerde valueXstream een pragmatische en flexibele aanpak. De oplossing werd ontwikkeld op basis van bestaande operationele data en nauw overleg met de teams in Wieze.

Binnen drie maanden werd de planningstool volledig geïmplementeerd.

Hierdoor kon Barry Callebaut snel inspelen op de strengere kwaliteitsprocedures zonder de dagelijkse productie en leveringen te verstoren.

Het resultaat

Door tankcapaciteit en transportplanning te optimaliseren kon Barry Callebaut de wachttijdkosten drastisch verminderen.

De kosten verbonden aan het wachten op testresultaten daalden met meer dan 60 procent.

Daarnaast bracht de planningstool meer structuur en transparantie in de dagelijkse operaties.

Operators hoeven niet langer complexe beslissingen te nemen op basis van hun ervaring alleen. In plaats daarvan volgen ze een duidelijk proces dat gebaseerd is op data en optimalisatie.

Ook de samenwerking tussen verschillende ploegen werd eenvoudiger doordat iedereen met dezelfde planning werkt.

“Wij hebben nu volledig toezicht op de planning van onze tankcapaciteit. Onze medewerkers weten precies wat zij moeten doen en wanneer.”
Sumit Gupta

Belangrijkste voordelen

Geoptimaliseerde planning van tankcapaciteit
De planningstool geeft duidelijke richtlijnen voor opslag en vrijgave van vloeibare chocolade.

Fabrieksprocessen afgestemd op bedrijfsdoelen
De wachttijd voor kwaliteitscontrole wordt efficiënt geïntegreerd in de operationele planning.

Kostenbesparing van meer dan 60 procent
Door optimalisatie en automatisering van het planningsproces worden wachttijdkosten drastisch verlaagd.

Minder menselijke fouten
De tool automatiseert complexe planningsbeslissingen en verhoogt de betrouwbaarheid van het proces.

Van buikgevoel naar datagedreven vakmanschap bij Bio Bakkerij De Trog

Bio Bakkerij De Trog toont dat ambacht en schaalbaarheid perfect kunnen samengaan. Door traditionele bakkerskennis te structureren en te ondersteunen met data, groeide het bedrijf uit tot een internationale speler. Dat gebeurde zonder toegevingen op kwaliteit, smaak of identiteit.

De uitdaging: groeien zonder het ambacht te verliezen

Bio Bakkerij De Trog combineert biologisch bakken volgens traditionele methodes met een snel groeiende exportmarkt. Die groei bracht nieuwe complexiteit met zich mee. Essentiële kennis zat vooral in hoofden en handen van ervaren medewerkers. Recepturen, processen, capaciteiten en seizoensinvloeden waren grotendeels impliciet aanwezig.

Dat werkte zolang het team beperkt bleef. Met meer medewerkers, strengere normen rond voedselveiligheid en hogere volumes werd duidelijk dat buikgevoel alleen niet meer volstond. In een biobakkerij is consistentie cruciaal en is “ongeveer” geen optie.

“Ondernemen op buikgevoel en ervaring is prachtig, maar niet altijd efficiënt. Ongeveer is niet goed genoeg.”
Hendrik Durnez, zaakvoerder en meesterbakker

De centrale vraag werd dan ook steeds duidelijker. Hoe schaal je een ambachtelijk productieproces zonder in te boeten aan kwaliteit?

De aanpak: eerst structuur, dan systemen

Bij de overstap naar een nieuwe versie van Navision in 2016 maakte De Trog een bewuste keuze. Via hun implementatiepartner kwamen ze in contact met valueXstream. Hun uitgangspunt was helder. Digitalisering werkt pas als organisatie en processen duidelijk zijn.

Samen brachten we de fundamenten van het bedrijf scherp in kaart. Productcategorieën, volumes, kostenstructuren, doorlooptijden en capaciteiten werden expliciet gemaakt. Deze bouwblokken vormden de basis voor meetbaarheid, sturing en gerichte verbetering.

De aanpak was pragmatisch en afgestemd op de realiteit van de werkvloer. Investeringen werden niet nagestreefd omwille van perfectie, maar afgewogen op hun concrete toegevoegde waarde.

Kwaliteit verankerd via het groene label

Binnen het bestaande ERP-systeem introduceerde valueXstream het groene label. Voor elk product met dit label werden duidelijke instructies uitgewerkt per productiestap. Die werden gedragen door de mensen op de vloer zelf.

Dat zorgde voor consistente kwaliteit, minder afhankelijkheid van individuele expertise en een snellere opleiding van nieuwe en tijdelijke medewerkers. Feedback uit de productie werd actief gebruikt om processen en producten verder te verfijnen.

Een concreet resultaat daarvan was de verlenging van de houdbaarheid van vacuümverpakte sandwiches van 45 naar 60 dagen. Die verbetering maakte het mogelijk om nieuwe exportmarkten aan te boren.

Data als hefboom voor planning en kostenbeheersing

Digitalisering werd bij De Trog vooral ingezet om beter te kunnen sturen. Een belangrijk voorbeeld daarvan is de uurloonkostindicator. Die geeft planners inzicht in de impact van keuzes rond dagregimes, interimkrachten en overuren.

Dankzij die transparantie kon de gemiddelde uurloonkost dalen van 108 naar 103. Dat had een merkbaar effect op de totale loonkost, terwijl de flexibiliteit behouden bleef. Klanten kunnen vandaag nog steeds tot 13 uur bestellen voor levering de volgende dag.

Ook analytische boekhouding speelt een belangrijke rol. Ze maakt het mogelijk om afwijkingen snel te detecteren en onderbouwde beslissingen te nemen.

Leren, betrekken en verbeteren

De digitale transformatie bleef niet onopgemerkt. Bio Bakkerij De Trog werd tweemaal bekroond als Factory of the Future en ontving de Datanews Award voor het meest innovatieve digitale project.

Opleiding speelde daarin een sleutelrol. Samen met valueXstream werd ingezet op vernieuwende leeroplossingen, eerst via gamification en later via mobiele microlearning. Zo werd kennisdeling toegankelijk, meetbaar en motiverend, ook voor anderstalige en tijdelijke medewerkers.

Die aanpak vertaalde zich in concrete oplossingen om medewerkers sneller en effectiever mee te nemen in verandering. In deze case lichten we toe hoe De Trog via een leerapp medewerkers spelenderwijs opleidt.

   

Resultaat: slimmer groeien met respect voor de stiel

Vandaag produceert Bio Bakkerij De Trog zes tot zeven keer meer stokbroden dan vroeger. Dat gebeurt met evenveel mensen en zonder in te boeten aan kwaliteit, smaak of structuur.

Automatisering ondersteunt repetitieve en ergonomisch zware taken. De echte toegevoegde waarde zit nog altijd bij de medewerkers.

“Voor toegevoegde waarde betalen klanten graag. De kunst is om te automatiseren waar het kan, zonder kwaliteitsverlies.”
Hendrik Durnez

De combinatie van vakmanschap, processtructuur en datagedreven sturing maakt Bio Bakkerij De Trog klaar voor verdere groei. Met respect voor het ambacht, de medewerkers en de natuur.

De Trog app: al spelend medewerkers opleiden

Bakkerij De Trog vroeg zich af hoe ze het kennisniveau van alle werknemers zo hoog mogelijk kan houden, zodat ze nieuwe medewerkers op een efficiënte manier ook tijdelijk kan inzetten. De onderneming nam daartoe een interactieve en adaptieve app in gebruik: BattleBakery. De oplossing van valueXstream leert de medewerkers van De Trog op een leuke, competitieve manier hoe de processen binnen de onderneming eruitzien en wat de huisregels zijn.

Biobakkerij De Trog uit Ieper bakt al meer dan veertig jaar ambachtelijk brood met biologische ingrediënten. Ze doet dat met een B2C- en een B2B-merk. Het assortiment bestaat onder andere uit dagverse, voorverpakte of diepgevroren broden en koffiekoeken. De Trog levert producten aan verschillende winkels en vult bijvoorbeeld meer dan de helft van de broodrekken van winkelketen Bio-Planet. De afgelopen jaren opende de onderneming de eerste CO2-neutrale bakkerij in België en stuurde het duizenden broden naar Oekraïne om mensen in het oorlogsgebied te ondersteunen.

Goed opgeleide (tijdelijke) werknemers

valueXstream bood De Trog een oplossing in de vorm van een app: BakeryBattle. Innovatiebureau NewBird integreerde alle nodige kennis in de app, die met zijn speelvorm herhaald gebruik aanmoedigt. De medewerkers installeren de app op hun smartphone of tablet of krijgen toegang met hun pc, en stimuleren elkaar om de app te gebruiken door elkaar uit te dagen om aan ‘battles’ deel te nemen. Een BattleQuiz bestaat uit verschillende vragen, met of zonder illustraties, en de speler krijgt na het antwoorden meteen het juiste antwoord te zien.

“Mensen meten zich graag aan elkaar. Dat gebruiken we in het spel”, zegt Marc Van Hoeck van valueXstream. “Met BattleQuiz kunnen werknemers volop competitief zijn en intussen de belangrijke reguleringen van De Trog leren. De app werkt met moeilijkheidsgraden in de spelvorm, van eenvoudig tot advanced, zodat medewerkers kunnen doorgroeien naar een hoger niveau. Nieuwe medewerkers spelen BakeryBattle als onderdeel van hun inwerkperiode. Daarnaast speelt elke werknemer BakeryBattle drie keer per jaar gedurende drie tot vier weken. Dan is hun kennis weer helemaal up-to-date.”

Een handige peiling naar het kennisniveau

Meer dan honderd medewerkers, leveranciers en externe techniekers zijn aangesloten op BakeryBattle. De Trog ervaart verschillende voordelen met het concept. Nieuwe medewerkers zijn op korte termijn inzetbaar omdat ze snel veel leren. Aan de spelresultaten hangt bovendien een evaluatie vast. Het management kan het kennisniveau van elke individuele medewerker op de voet volgen en bij minder goede resultaten specifieke, bijkomende trainingstrajecten voorzien. De evaluatie die vasthangt aan de spelresultaten, kan aanleiding geven tot het intrekken van de toegang tot de fabriek of een weigering om bepaalde activiteiten uit te voeren. Dat voorkomt niet dat de spelers de app als leuk ervaren. Ze waarderen de spelvorm en de gebruiksvriendelijkheid. Het spel zorgt ten slotte voor een goede sfeer binnen de bedrijfsmuren.

Technische omgeving

De software is een web application die als app draait op iOS en Android. De app is ontwikkeld met Backbone, Angular en Cordova.

15% meer omzet dankzij optimalisatie supply chain bij importeur zuiderse specialiteiten

Een invoerder van zuiderse specialiteiten stond tot voor enige tijd voor een stevige uitdaging. Hij leverde niet uit voorraad, waardoor de klanten tot een week op hun producten moesten wachten. Het gevolg? Klanten bestelden geringe volumes om de versheid van hun assortiment te verzekeren. valueXstream onderwierp de supply chain aan een grondige metamorfose. Met succes, zo blijkt uit de efficiëntiewinst en gestegen omzet.

Het uitgangspunt

Het scala aan verse zuiderse specialiteiten, van tapenades, over humus, tot pesto en ovengedroogde tomaten, weet de Belgische horecaleveranciers te bekoren. De geringe bestelvolumes van klanten vielen dus allerminst toe te schrijven aan een gebrek aan interesse vanuit de markt. “Het probleem situeerde zich op het vlak van de bevoorradingsketen”, zegt Marc Van Hoeck van valueXstream. “Onze klant beschikte niet over een eigen voorraad in België, waardoor klanten minstens een week op hun bestelling moesten wachten. Om zich van verse producten te verzekeren en geen overschotten te moeten weggooien, plaatsten ze telkens kleine orders. Dat leidde tot een stagnering van de omzet bij het bedrijf.”

De oplossing

Een audit moest uitwijzen hoe het bedrijf sneller kon leveren, met als doel de bestelvolumes op te krikken. “Die denkoefening leerde dat de oprichting van een magazijn de levertijden drastisch zou verkorten.” Een rondvraag bij verschillende horecaleveranciers maakte duidelijk dat die inspanning effectief tot grotere bestelvolumes zou leiden.

Kosten-batenanalyse

valueXstream bracht de volledige kosten-batenanalyse van het project in kaart. “We zetten de potentiële omzetstijging tegenover de kosten, zoals de kosten van het magazijn, de nutsvoorzieningen en de pickingkosten.  Die prognose bracht aan het licht dat een lokale voorraad de omzet in tien jaar met 25% zou doen stijgen. Op langere termijn zijn we flexibeler met betrekking tot het in- en uitfaseren van het productassortiment.”

Praktische uitwerking

Op basis van een grondige studie bleek het aangewezen om het magazijnbeheer aan een logistieke partner uit te besteden. valueXstream stelde een Request For Quotation (RFQ) op. Die offerteaanvraag bevatte alle vereisten op het vlak van verpakking, software, etikettering, traceerbaarheid en kwaliteitscontrole. “We definieerden tevens de aangewezen magazijnlocatie. Door het project meteen gedetailleerd neer te schrijven, slaagden we erin de verschillende logistieke dienstverleners objectief met elkaar te vergelijken.”

“Het eigen magazijn en de grotere aankoopvolumes boden voor het bedrijf de gelegenheid om betere voorwaarden te bekomen bij de producenten”, aldus Marc Van Hoeck.  “Bovendien namen ook de transportkosten op die manier af.”

Efficiënt voorraadbeheer en herbevoorrading van de lokale markt

De experts van valueXstream stelden grote verschillen vast op het vlak van rotatiesnelheid. Een segmentering in drie productgroepen (fast, medium en slow) vormde de basis voor de methodologie van herbevoorraden. Elke productgroep kreeg een eigen bestelmodus. Voor fast producten gebeurt dat bijvoorbeeld per week en per volle pallet. Voor kleine hoeveelheden bedong de klant een korting wanneer hij die veertien dagen vooraf bestelt.

SLA, etikettering en elektronisch ordersysteem

De klant bundelt alle afspraken met zijn leveranciers in een Service Level Agreement (SLA).  “Om de inkopers te ondersteunen, maakten we een methodologie in Excel”, vult Marc Van Hoeck aan. “Die houdt rekening met historische verkoopcijfers, levertermijnen en minimum-ordertermijnen.”
valueXstream stond het bedrijf bij in het opzetten van een in-house etiketteringssysteem en de implementatie van een elektronisch ordersysteem. “Tot slot informeerden we ook de horecaleveranciers over de snellere levertermijn”, besluit Marc Van Hoeck.

Het resultaat

✔️ Van 14 dagen levertermijn naar 1 dag levertermijn voor België, 2 dagen voor Nederland. Dankzij de aanleg van een lokale voorraad en goede afspraken met de producenten kan het bedrijf zijn klanten  veel sneller beleveren.

✔️ Omdat klanten sneller beleverd worden, groeide de omzet met 15%. Door die snelle levering kunnen horecaleveranciers bij mooi weer last-minute bestellen, wat leidt tot 15% meer omzet.

✔️ Een beter zicht op de voorraden en bestelpatronen leidt tot minder afval in de keten door overschreden houdbaarheid. Bij de eindklant is er tot 30% minder afval. Door groter en goedkoper in te kopen, met volle vrachtwagens te rijden en de administratie te reduceren, verminderde we de logistieke kosten met bijna 15%. Door deze kostenbesparing bleek de extra kost voor stockholding bijna een nuloperatie.