Van aannames naar datagedreven controle bij Clova

Clova verwerkt dagelijks grote volumes linnen en werkkledij voor zorginstellingen. Een operatie waar timing en betrouwbaarheid cruciaal zijn.

Toch ontbrak er één essentieel element: overzicht.

Voorraadposities waren niet helder, KPI’s boden weinig houvast en de planning was grotendeels gebaseerd op aannames. Wat op papier klopte, botste in de praktijk vaak met de realiteit.

De vraag werd stilaan onvermijdelijk: hoe stuur je een complexe operatie aan als je niet zeker bent van je eigen data?

Zonder inzicht geen grip op de keten

De analyse maakte snel duidelijk dat het probleem niet lokaal zat. Wat op het eerste gezicht losse inefficiënties leken, bleek het gevolg van een keten die nergens volledig zichtbaar was.

Klantvoorraden waren niet transparant, waardoor vraag moeilijk correct werd ingeschat.
Productiecapaciteit werd eerder verondersteld dan gemeten, met foutieve inschattingen tot gevolg.
En ook in transport ontbrak een duidelijke onderbouw van kosten en logica.

Die combinatie maakte het onmogelijk om de planning echt te sturen. Wat restte, was een manier van werken die vooral reactief bleef.

“We dachten dat we het wisten, tot we het echt gingen meten.”

De eerste stap was dan ook geen optimalisatie, maar inzicht.

Samen met valueXstream werd de volledige keten doorgelicht, van klant tot wasserij en transport. Niet om snel oplossingen te implementeren, maar om eerst te begrijpen wat er echt gebeurde.

Productieflows werden in kaart gebracht, bottlenecks zichtbaar gemaakt en OEE structureel gemeten. Tegelijk werd gekeken naar verbruik en variabiliteit in voorraden, en werd transport geanalyseerd tot op het niveau van kost per kilometer en per stop.

Wat voordien versnipperd zat in systemen en ervaring, werd één samenhangend beeld.

Van impliciete kennis naar een werkend systeem

Dat inzicht vormde de basis om de werking fundamenteel te herdenken.

De planning werd afgestemd op reële vraag en effectieve capaciteit. Voorraadbeheer kreeg structuur, waardoor overstock en tekorten beter onder controle kwamen. Transport werd gestuurd op data in plaats van gewoonte.

Minstens even belangrijk: de manier van werken werd expliciet gemaakt.

Processen werden vastgelegd in duidelijke SOP’s. Rollen en verantwoordelijkheden werden scherper gedefinieerd. KPI’s werden zichtbaar, niet alleen voor management, maar ook op de werkvloer.

De operatie werd minder afhankelijk van individuen, en meer van een gedeeld systeem.

De echte verandering: voorspelbaarheid

Waar vroeger vooral gereageerd werd, ontstond nu controle.

Door data en structuur centraal te zetten, werd de supply chain voorspelbaar. Afstemming met klanten verbeterde, interne communicatie werd duidelijker en beslissingen werden onderbouwd.

Resultaat dat voelbaar is in de hele operatie

Die verandering vertaalde zich snel in concrete impact:

• OEE steeg met 10%, bottlenecks verbeterden met 21%
• transportkosten daalden met 23%
• leverbetrouwbaarheid en SLA’s gingen merkbaar vooruit
• extra investeringen in voorraad bleven uit
• het verzuim daalde van 20% naar 7%

Niet één optimalisatie, maar een structurele verbetering over de volledige keten.